DSN : erreurs les plus fréquentes et comment les éviter

(Le guide concret pour dirigeants de TPE, PME et artisans)

La DSN, un casse-tête récurrent pour les dirigeants

Si vous êtes artisan, gérant de TPE ou dirigeant de PME, il y a de fortes chances que le sigle DSN vous fasse grimacer.

La Déclaration Sociale Nominative, censée simplifier la vie des employeurs en regroupant toutes les déclarations sociales en un seul envoi, reste pour beaucoup une source d’inquiétude.

Un oubli, un mauvais code, un chiffre mal renseigné… et vous recevez une alerte, voire une pénalité. Dans une petite structure où le temps est déjà compté, ces erreurs peuvent coûter cher : argent, énergie et parfois même crédibilité vis-à-vis de vos salariés.

Pourtant, il est possible de transformer cette « corvée » en un processus fluide et sécurisé, en connaissant simplement les erreurs les plus fréquentes et en adoptant quelques réflexes simples.

Voyons ensemble, sans jargon, les 5 pièges dans lesquels tombent encore de nombreux employeurs… et surtout comment les éviter.

1. Renseigner des données inexactes ou obsolètes

C’est l’erreur la plus courante : une date d’entrée erronée, un numéro de Sécurité sociale incomplet, une adresse non mise à jour… Résultat : la DSN est rejetée ou fausse, et vous perdez des heures à comprendre d’où vient le problème.

Comment l’éviter

• Mettez en place une fiche de contrôle salarié à jour dès l’embauche.

• Avant chaque paie, vérifiez automatiquement les informations clés (n° de Sécurité sociale, contrat, statut).

• Si vous utilisez un logiciel de paie, activez les alertes pour champs manquants ou incohérents.

Exemple concret : Un artisan qui embauche un apprenti oublie de mettre à jour son statut étudiant → cotisations mal calculées, régularisation obligatoire. Une simple vérification aurait évité ce casse-tête.

2. Mal utiliser les codes DSN

Les codes DSN (contrats, motifs de fin, exonérations…) sont comme un langage à part entière. Le problème ? Ils évoluent régulièrement et leur utilisation est stricte. Employer un ancien code ou se tromper de catégorie peut invalider toute la déclaration.

Comment l’éviter ?

• Restez en veille via Net-Entreprises ou l’URSSAF.

• Mettez à jour votre logiciel de paie à chaque évolution réglementaire.

• En cas de doute, demandez conseil à votre gestionnaire RH ou paie.

Exemple concret : Une PME utilise un ancien code pour signaler une rupture conventionnelle → DSN rejetée, indemnisation chômage retardée.

3. Signaler trop tard les événements (embauche, arrêt, rupture)

Un salarié part, tombe malade ou est recruté en urgence. Ces changements doivent figurer dans la DSN du mois concerné. Si l’information remonte trop tard, c’est toute la déclaration qui est faussée.

Comment l’éviter ?

• Formalisez un processus interne clair : chaque manager ou comptable doit signaler immédiatement tout changement RH.

• Centralisez les événements dans un tableau partagé pour ne rien oublier lors de la DSN.

Exemple concret : Une TPE oublie de signaler un arrêt maladie → l’employé n’est pas indemnisé correctement, et l’entreprise doit gérer un mécontentement inutile.

4. Déclarer un taux d’accident du travail incorrect

Chaque année, la CARSAT/CRAMIF notifie votre entreprise du taux AT applicable. Mais beaucoup d’entreprises continuent d’utiliser un ancien taux ou une mauvaise date d’effet. Conséquence : cotisations faussées et redressements potentiels.

Comment l’éviter ?

• Dès réception du courrier de la CARSAT, mettez à jour votre logiciel.

• Conservez une copie numérique du taux notifié et comparez-le avant chaque DSN.

Exemple concret : Une PME garde le taux de l’an dernier dans son logiciel → 2 ans plus tard, URSSAF réclame plusieurs milliers d’euros de régularisation.

5. Ne pas contrôler sa DSN après envoi

Beaucoup d’employeurs pensent que « DSN envoyée = DSN validée ». Or, ce n’est pas le cas. Les anomalies détectées apparaissent dans les comptes rendus (CRM). Sans suivi, les erreurs s’accumulent et finissent par coûter cher.

Comment l’éviter ?

• Utilisez systématiquement les outils de contrôle DSN-Val ou DSN-FPOC.

• Consultez vos CRM chaque mois et corrigez immédiatement si nécessaire.

• En cas d’erreur, envoyez une DSN « annule et remplace » pour rectifier rapidement.

Exemple concret : Une entreprise ne consulte jamais ses CRM → 12 mois d’erreurs sur les cotisations retraite complémentaire, avec rappels à payer et salariés lésés.

Conclusion : la DSN peut devenir un atout

La DSN n’est pas une fatalité. En adoptant quelques réflexes simples,vérifier les données, suivre l’actualité, signaler les événements à temps, contrôler régulièrement, vous pouvez transformer cette contrainte en outil fiable qui sécurise votre entreprise.

Et si vous préférez vous concentrer sur votre métier plutôt que sur la technique, l’externalisation de la paie et de la gestion DSN peut être une vraie bouffée d’air. C’est précisément le rôle de RH Social Solutions : vous accompagner avec pédagogie et expertise, pour que la paie et vos obligations sociales cessent d’être un stress… et redeviennent une simple formalité.

Vous avez peur de faire une erreur ? N’hésitez pas à nous contacter dès maintenant pour faire le point.

Sources & références utiles (2025)

• Net-Entreprises – La fiabilisation des données de la DSN

• GPO Mag – DSN : les erreurs fréquentes et pièges à éviter

• Cobham Solutions – DSN : les erreurs les plus fréquentes

• ZendSN – 5 erreurs courantes et comment les corriger